Az Együtt Debrecenért Egyesület Adatkezelési Tájékoztatója

(a továbbiakban: Adatkezelési Tájékoztató vagy Tájékoztató)

A jelen Tájékoztató az Együtt Debrecenért Egyesület tulajdonában és üzemeltetésében álló https://www.debreciner.hu/ weboldal, illetőleg annak aloldalai (a továbbiakban: weboldal) működésével összefüggő, valamint a 2. pontban meghatározott személyek személyes adatainak a kezelésére vonatkozik.

Az adatkezelésekre az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 Rendelete (2016. április 27.) a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK irányelv hatályon kívül helyezéséről (a továbbiakban: GDPR), valamint az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Infotv.) vonatkozik.

A jelen Adatkezelési Tájékoztató alkalmazásában irányadó főbb fogalmakat a Tájékoztató 1. számú melléklete tartalmazza.

Az Adatkezelő neve: Együtt Debrecenért Egyesület

Székhelye: 4028 Debrecen, Apafi utca 117.

Levelezési címe: 4028 Debrecen, Apafi utca 117

Nyilvántartásba vevő hatóság: Debreceni Törvényszék

Nyilvántartási száma: 09-02-0001869

Adószáma: 18554676-1-09

E-mail címe: [email protected]

Honlapja:  https://www.debreciner.hu/

Az Adatkezelő képviselőjének neve és e-mail elérhetősége: Giczei Péter Béla elnök, e-mail: [email protected]

2. AZ ADATKEZELÉSSEL ÉRINTETTEK, A KEZELT ADATOK KÖRE, AZ ADATKEZELÉSEK CÉLJA, JOGALAPJA ÉS TERVEZETT IDŐTARTAMA

A jelen Adatkezelési Tájékoztató Egyesületünk alábbi adatkezelési tevékenységeire vonatkozik:

2.4. Az Egyesület hírleveleire feliratkozók személyes adatainak kezelése

Egyesületünk weboldalán a felhasználóknak lehetőségük van a hírlevelinkre történő feliratkozásra, amelynek keretében az érintettek (feliratkozók) rendszeres e-mail üzenetet kapnak az Egyesületünk működését, tevékenységeit, illetőleg szolgáltatásait érintő hírekről, eseményekről, részvételi lehetőségekről, továbbá a weboldalunkon közzétett (publikált) egyes tartalmainkról.

Az adatkezelések az Egyesületünk hírleveleire feliratkozó természetes személyeket érintik.

Az érintett a hírleveleinkről az azok végén megtalálható leiratkozás feliratra kattintással bármikor le tud iratkozni vagy a hírlevéladatbázisunkból való törlésére vonatkozó igényét az 1. pontban megjelölt e-mailes vagy postai elérhetőségeinkre megküldött nyilatkozatában is bármikor bejelentheti felénk. Az érintett adatait a hírlevéladatbázisunkból mindkét esetben töröljük és a továbbiakban nem kap hírlevelet Egyesületünktől. Az adatkezelési hozzájárulás visszavonása nem érinti a hozzájáruláson alapuló korábbi adatkezelések jogszerűségét.

Egyesületünk a hírlevél-feliratkozok lentebbi adatait az alábbi célból, jogalapon és időtartamig kezeli, illetve a szervezetén kívülre a lentiekben meghatározott címzett részére továbbítja.

AZ ADATKEZELÉS CÉLJA	KEZELT ADATOK	AZ ADATKEZELÉS JOGALAPJA	AZ ADATKEZELÉS TERVEZETT IDŐTARTAMA	AZ ADATTOVÁBBÍTÁSOK CÍMZETTJEI
Hírlevelek küldése az kapnak az Egyesületünk működését, tevékenységeit, illetőleg szolgáltatásait érintő hírekről, eseményekről, részvételi lehetőségekről, továbbá a weboldalunkon közzétett (publikált) egyes tartalmainkról.	Érintette neve, e-mail címe, feliratkozásának időpontja.	A GDPR 6. cikk (1) bek. a) pontja, vagyis az érintett hozzájárulása,valamint a gazdasági reklámot tartalmazó (marketing célú) levelek küldése esetén az Egyesület Reklámtörvényben (2008. évi XLVIII. törvényen) előírt nyilvántartási kötelezettségének a teljesítése.	Egyesületünk az adatokat az érinett hozzájárulásának visszavonásáig kezeli.   Az adatkezeléshez adott hozzájárulás visszavonása, leiratkozás a hírlevelekről: Az érintett Egyesületünk hírleveleiről való leiratkozását a hírleveleink végén megtalálható leiratkozás feliratra kattintással maga is elvégezheti vagy az adatkezeléshez adott hozzájárulását az érintett Egyesületünk 1. pontban megjelölt e-mailes vagy postai elérhetőségeire megküldött nyilatkozatában is bármikor visszavonhatja. Az érintett adatai mindkét esetben törlésre kerülnek a hírlevéladatbázisunkból és a továbbiakban nem kap hírlevelet Egyesületünktől. A hozzájárulás visszavonása nem érinti a hozzájáruláson alapuló korábbi adatkezelések jogszerűségét.	Egyesületünk hírlevélküldő rendszerének szolgáltatója a MailerLite Ltd..(székhelye/postacíme: 38 Mount Street Upper, Dublin 2, D02 PR89 Ireland, weboldala: https://www.mailerlite.com/)     A fenti szolgáltató biztosítja a hírlevélküldő- rendszerünk megfelelő működését és az abban tárolt adatok – ideértve a hírlevélre feliratkozók személyes adatainak – tárhelyét. A szolgáltató jogosult a feladatainak ellátása érdekében az ehhez szükséges személyes adatokhoz való hozzáférésre és azokon a szükséges adatkezelési műveletek végrehajtására.

Egyesületünk a fentebb meghatározott adatkezelési tevékenységeivel összefüggésben a személyes adatokat az alábbiakban meghatározott célokból, jogalapokon és tervezett időtartamig kezeli.

3.      EGYESÜLETÜNK SZEMÉLYES ADATOK MEGISMERÉSÉRE JOGOSULT MUNKATÁRSAI

Az általunk kezelt személyes adatokat Egyesületünk elnöke és az adatkezelési művelettel érintett munkafolyamatban részt vevő munkavállalóink jogosultak megismerni.

4.      ÉRINTETTI JOGOK

 Személyes adatainak kezelésével összefüggésben Önt az alábbi jogosultságok illetik meg:

a)               Hozzáférési jog

Az érintett jogosult arra, hogy Egyesületünktől visszajelzést kapjon arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha ilyen adatkezelés folyamatban van, jogosult arra, hogy a személyes adatokhoz és a következő információkhoz hozzáférést kapjon:

a) az adatkezelés céljai;

b) az érintett személyes adatok kategóriái;

c) azon címzettek vagy címzettek kategóriái, akikkel, illetve amelyekkel a személyes adatokat közölték vagy közölni fogják, ideértve különösen a harmadik országbeli címzetteket, illetve a nemzetközi szervezeteket;

d) adott esetben a személyes adatok tárolásának tervezett időtartama, vagy ha ez nem lehetséges, ezen időtartam meghatározásának szempontjai;

e) az érintett azon joga, hogy kérelmezheti Egyesületünktől a rá vonatkozó személyes adatok helyesbítését, törlését vagy kezelésének korlátozását, és tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen;

f) a valamely felügyeleti hatósághoz címzett panasz benyújtásának joga;

g) ha az adatokat nem az érintettől gyűjtötték, a forrásukra vonatkozó minden elérhető információ;

h)  automatizált döntéshozatal ténye, ideértve a profilalkotást is, valamint legalább ezekben az esetekben az alkalmazott logikára és arra vonatkozó érthető információk, hogy az ilyen adatkezelés milyen jelentőséggel bír, és az érintettre nézve milyen várható következményekkel jár.

Az érintett jogosult továbbá arra, hogy az adatkezelés tárgyát képező személyes adatai másolatát kérésére Egyesületünk a rendelkezésére bocsássa. Az érintett által kért további másolatokért Egyesületünk az adminisztratív költségeken alapuló, ésszerű mértékű díjat jogosult felszámítani. A másolat igénylésére vonatkozó jog gyakorlása nem érintheti hátrányosan mások jogait és szabadságait.

Az adatbiztonsági követelmények teljesülése és az érintett jogainak védelme érdekében Egyesületünk köteles meggyőződni az érintett és a hozzáférési jogával élni kívánó személy személyazonosságának egyezéséről, amelynek érdekében a tájékoztatás és a személyes adatok másolatának kiadása is az érintett személyének azonosításához kötött.

b)               Helyesbítéshez való jog

Az érintett jogosult arra, hogy kérésére Egyesületünk – a kérelemmel érintett adat pontatlanságának az igazolása mellett – helyesbítse a rá vonatkozó pontatlan személyes adatokat. Figyelembe véve az adatkezelés célját, az érintett jogosult arra, hogy kérje a hiányos személyes adatai kiegészítését.

c)               A zároláshoz (adatkezelés korlátozásához) való jog

Az érintett kérheti, hogy a személyes adatai kezelését Egyesületünk korlátozza (az adatkezelés korlátozott jellegének egyértelmű jelölésével és az egyéb adatoktól elkülönített kezelés biztosításával) amennyiben

– vitatja a személyes adatai pontosságát (ebben az esetben Egyesületünk arra az időtartamra korlátozza az adatkezelést, amíg ellenőrzi a személyes adatok pontosságát);

– az adatkezelés jogellenes, és az érintett ellenzi az adatok törlését, és ehelyett kéri azok felhasználásának korlátozását;

– Egyesületünknek már nincs szüksége a személyes adatokra adatkezelés céljából, de az érintett igényli azokat jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez; vagy

– jogos érdek érvényesítésén (GDPR 6. cikk (1) bek. f) pontján) alapuló adatkezelés esetén amennyiben az érintett tiltakozott az adatkezelés ellen (ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amíg megállapításra nem kerül, hogy Egyesületünk jogos indokai elsőbbséget élveznek-e az érintett jogos indokaival szemben).

d)               A tiltakozáshoz való jog

Az érintett jogosult arra, hogy saját helyzetével kapcsolatos okokból bármikor tiltakozzon a személyes adatai kezelése ellen, amennyiben az adatkezelés az Egyesület vagy egy harmadik fél jogos érdekeinek érvényesítéséhez szükséges. Ebben az esetben Egyesületünk a személyes adatokat akkor kezelheti tovább, ha bizonyítja, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az érintett érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez kapcsolódnak.

A tiltakozáshoz való jog az érintettet a jelen Tájékoztató szerinti alábbi adatkezelések tekintetében illeti meg:

• az előfizetői szerződésből eredő jogi igények érvényesítésével összefüggő adatkezelés esetén
• a weboldal technikai működéséhez szükséges személyes adatok kezelése esetén
• a weboldal működéséhez szükséges sütik alkalmazása esetén
• a jogi személy szerződéses partnerek képviselői, illetve kapcsolattartói adatainak a kezelése esetén.

e)               Törléshez való jog („az elfeledtetéshez való jog”)

Az érintett jogosult arra, hogy kérésére Egyesületünk törölje a rá vonatkozó személyes adatokat, ha

• a személyes adatokra már nincs szükség abból a célból, amelyből azokat gyűjtöttük vagy más módon kezeltük;
• az adatkezelés jogellenes;
• ha az érintett visszavonja az adatkezelés alapját képező hozzájárulását, és az adatkezelésnek nincs más jogalapja;
• jogos érdek érvényesítésén (GDPR 6. cikk (1) bek. f) pontján) alapuló adatkezelés esetén az érintett tiltakozik az adatkezelés ellen és nincs elsőbbséget élvező jogszerű ok az adatkezelésre;
• a személyes adatokat az Egyesültre alkalmazandó uniós vagy tagállami jogban előírt jogi kötelezettség teljesítéséhez törölni kell.

Az érintett törlési kérelmét nem kell teljesítenünk, amennyiben az adatkezelés szükséges

• a véleménynyilvánítás szabadságához, vagy a tájékoztatáshoz való jog gyakorlása céljából;
• jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez, illetve védelméhez;
• az Egyesületre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése miatt;
• a népegészségügy területét érintő közérdek alapján;
• közérdekű archiválás, tudományos, vagy történelmi kutatás, statisztikai célból, amennyiben az adattörlés lehetetlenné tenné, vagy komolyan veszélyeztetné az adatkezelés céljának teljesítését.

 

f)                Adathordozhatósághoz való jog:

 Amennyiben az adatkezelés az érintett hozzájárulásán vagy az érintettel kötött szerződésen alapul és az adatkezelés automatizált módon történik, az érintett jogosult arra, hogy az általa Egyesületünk rendelkezésére bocsátott személyes adatait tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban megkapja, továbbá jogosult arra, hogy ezeket az adatokat egy másik adatkezelőnek továbbítsa.

g)               Adatkezeléshez adott hozzájárulás visszavonásának joga:

Olyan esetben, amikor az adatkezelés az érintett hozzájárulásán (GDPR 6. cikk (1) bek. a) pontján) alapul, az érintett jogosult arra, hogy az adatkezeléshez adott hozzájárulását bármikor visszavonja. A hozzájárulás visszavonása nem érinti a hozzájáruláson alapuló, a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűségét.

A hozzájárulás visszavonása az adományozásokkal, a hírlevélfeliratkozással és sütik alkalmazásával összefüggésben a Tájékoztató 2.1., 2.3. és 2.4. alpontjaiban írtak szerint gyakorolható.

5.               AZ ADATKEZELÉSSEL ÖSSZEFÜGGŐ ÉRINTETTI KÉRELMEK BEJELENTÉSE, ÜGYINTÉZÉSÜK MENETE:

Az érintett az adatkezeléssel kapcsolatos kérelmét Egyesületünk 1. pontban feltüntetett postai vagy elektronikus elérhetőségein keresztül tudja megküldeni számunkra. Egyesületünk az érintett kérelmét indokolatlan késedelem nélkül, de legkésőbb annak beérkezésétől számított 1 (egy) hónapon belül megvizsgálja és tájékoztatja az érintetett az ügyében hozott döntéséről, valamint az Egyesület által megtett vagy megtenni tervezett intézkedésekről. Szükség esetén, figyelembe véve a kérelmek számát és azok összetettségét, e határidő további 2 (két) hónappal meghosszabbítható. A határidő meghosszabbításáról Egyesületünk a késedelem indokainak megjelölésével a kérelem kézhezvételétől számított 1 (egy) hónapon belül tájékoztatja az érintettet. Amennyiben az érintett elektronikus úton nyújtotta be a kérelmét, a tájékoztatást a szintén elektronikus úton adjuk meg, kivéve, ha az érintett azt kifejezetten másként kéri. Amennyiben a kérelem megalapozatlan, Egyesületünk tájékoztatja az érintettet a kérelme elutasításáról, annak okáról, valamint az érintettet megillető jogorvoslati lehetőségekről a jelen Tájékoztató 6. pontjában írtak szerint.

6.               JOGORVOSLATHOZ VALÓ JOG

Amennyiben az érintett úgy ítéli meg, hogy Egyesületünk a személyes adatainak kezelése során megsértette a hatályos adatvédelmi követelményeket, úgy

• panaszt nyújthat be a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11., postacím: 1363 Budapest, Pf. 9. Telefonszám: +36 (1) 391-1400, E-mail: [email protected], honlap: www.naih.hu), vagy
• lehetősége van személyes adatainak védelme érdekében bírósághoz fordulni, amely az ügyben soron kívül jár el. Ebben az esetben az érintett szabadon eldöntheti, hogy az eljárást az Egyesületünk székhelye szerint illetékes törvényszéknél (Debreceni Törvényszéknél), vagy az érintett lakóhelye, illetve tartózkodási helye szerint illetékes törvényszék előtt indítja meg.

1. SZÁMÚ MELLÉKLET: Fogalom meghatározások

A jelen Tájékoztató alkalmazásában irányadó főbb fogalmak a következők:

személyes adat: azonosított vagy azonosítható természetes személyre („érintettre”) vonatkozó bármely információ.

Azonosítható aza természetes személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító, például név, azonosító szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy fizikai, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható.

érintett:bármely információ alapján azonosított vagy azonosítható természetes személy.

adatkezelés: a személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált vagy nem automatizált módon végzett bármely művelet vagy műveletek összessége, így a gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tagolás, tárolás, átalakítás vagy megváltoztatás, lekérdezés, betekintés, felhasználás, közlés, továbbítás, terjesztés vagy egyéb módon történő hozzáférhetővé tétel útján, összehangolás vagy összekapcsolás, korlátozás, törlés, illetve megsemmisítés.

címzett az a személy vagy szerv, akivel, vagy amellyel Egyesületünk az érintett személyes adatát közli.

harmadik fél: az a személy, illetve szervezet, amely nem azonos az érintettel, az adatkezelővel, az adatfeldolgozóval vagy azokkal a személyekkel, akik az adatkezelő vagy adatfeldolgozó közvetlen irányítása alatt a személyes adatok kezelésére felhatalmazást kaptak.

adatfeldolgozó: az a személy, illetve szervezet, amely Egyesület nevében személyes adatokat kezel.

adatfeldolgozás: az Egyesület megbízásából vagy rendelkezése alapján eljáró adatfeldolgozó által végzett adatkezelés.

adattovábbítás: az adat meghatározott harmadik személy számára történő hozzáférhetővé tétele.

az adatkezelés korlátozása: a tárolt személyes adatok megjelölése jövőbeli kezelésük korlátozása céljából.

adattörlés: az adat felismerhetetlenné tétele oly módon, hogy a helyreállítása többé nem lehetséges.

profilalkotás: a személyes adatok automatizált kezelésének bármely olyan formája, amelynek során a személyes adatokat valamely természetes személyhez fűződő bizonyos személyes jellemzők értékelésére, különösen a munkahelyi teljesítményhez, gazdasági helyzethez, egészségi állapothoz, személyes preferenciákhoz, érdeklődéshez, megbízhatósághoz, viselkedéshez, tartózkodási helyhez vagy mozgáshoz kapcsolódó jellemzők elemzésére vagy előrejelzésére használják.

az érintett hozzájárulása: az érintett akaratának önkéntes, konkrét és megfelelő tájékoztatáson alapuló és egyértelmű kinyilvánítása, amellyel az érintett nyilatkozat vagy a megerősítést félreérthetetlenül kifejező cselekedet útján jelzi, hogy beleegyezését adja az őt érintő személyes adatok kezeléséhez.

ÉRDEKMÉRLEGELÉS

az Egyesület szerződéses partner szervezetei által a képviseletükre, illetve kapcsolattartójukként kijelölt személyek adatainak a kezeléséhez kapcsolódóan

Az adatkezelés szükségessége, az adatkezelő és szerződéses partnere jogos érdekének azonosítása:

Az Egyesület a szerződéses partnerei által a képviseletükre, illetve a kapcsolattartójukként kijelölt személyek adatait a szerződés létrejötte, a szerződő partner képviseleti joga gyakorlásának a lehetővé tétele, a szerződés teljesítése, illetőleg a teljesítéssel közvetlenül összefüggő kapcsolattartás céljából kezeli. Az adatkezelés jogalapja Egyesületünknek és a partnerének a partner képviseleti joga gyakorlásának a lehetővé tételéhez, szervezeti működésének biztosításához, valamint a felek közötti szerződés teljesítéséhez fűződő jogos érdekeinek az érvényesítése.

Egyesületünk és partnere között a szerződés létrejötte, a jogviszonyban fennálló jogok gyakorlása, kötelezettségek teljesítése és a szükséges információcsere nem valósulhat meg a képviselő és/vagy kapcsolattartó természetes személyek adatainak kezelése nélkül, tehát a jogviszony létrejöttéhez és a szerződésszerű teljesítéshez elengedhetetlen az adatkezelés.

Az érintett érdekeinek meghatározása, az adatkezelés érintettre gyakorolt hatása:

Az érintett érdeke az információs önrendelkezési jogának, illetve a személyes adatai fölötti rendelkezési jogának a szabad gyakorlása, valamint azok tiszteletben tartásához fűződő érdeke. A személyes adatainak a partner által történő adatátadása korlátozza az érintettet az önrendelkezési jogának gyakorlásában, amellyel szemben az érintett az általános adatvédelmi rendelet (GDPR) alapján tiltakozhat Egyesületünknél az adatkezelés ellen.

Az adatkezeléssel érintett általában a partner alkalmazottja, vezető tisztségviselője, tagja, részvényese, vagy tulajdonosa. Alkalmazotti státusz esetén az érintette munkaköri feladata a kapcsolattartási, képviseleti feladatok ellátása. Tagsági, részvényesi, tulajdonosi pozíciója esetén a képviselt szervezet Egyesülettel fennálló szerződés sikeres teljesítése az érintett érdeke is. Vezető tisztségviselői pozíció esetén az érintettnek jogszabályon alapuló kötelezettsége a szervezet törvényes képviseletének ellátása.

Mindegyik esetben megállapítható tehát, hogy az adatkezelésre az érintett számíthat, az nem éri váratlanul.

Az adatkezelés folyamatába beépített azon garanciák, amelyek az érintettek jogainak védelmét, és az arányos korlátozást szolgálják:

Egyesületünk szervezetén belül az adatok megismerésre jogosultak köre korlátozott: az érintett személyes adatait a szervezetünkön belül csak azon személyek ismerhetik meg, akik feladatkörükből adódóan személyesen részt vesznek a szerződés elkészítésében és megkötésében, valamint annak teljesítésében.

Egyesületünk az érintett adatait kizárólag a partner szervezettel fennálló jogviszonya keretében, a teljesítéshez szükséges mértékben és ideig kezeli, valamint az adatok körét illetően is kizárólag a szükséges adatokra szorítkozik. Ennek megfelelően az adatok kezelése elsősorban a szerződéses jogviszony fennállásáig tart. Az elektronikus levelezéssel történt kapcsolattartás esetén a jogviszony szempontjából lényeges tartalmú nyilatkozatokat tartalmazó elektronikus leveleket Egyesületünk a partnerrel fennállt szerződéses jogviszony megszűnésétől, illetőleg megszüntetésétől számított 5 (öt) év elteltéig – a polgári jogi követelések elévülésének idejéig – megőrzi. Ettől eltérően a Számv. tv. 169§-ában előírt bizonylat megőrzési kötelezettségükre tekintettel, az annak teljesítéséhez szükséges dokumentumokat – ideértve különösen a szerződéseket, benne az érintett adataival – a szerződéses jogviszony megszűnésétől számított 8 évig megőrizzük.

Ezen adatokhoz kizárólag az adatokkal közvetlenül dolgozó munkatársak férnek hozzá.

Az érintett és az Egyesület, illetve szerződéses partnere érdekeinek az összevetése

Az Egyesület a jogi személy partnereivel azok képviselői és kapcsolattartói útján kommunikál. Ennek során a partner képviselőjeként, kapcsolattartójaként eljáró személyek adatain csak az adott partnerrel fennálló szerződés előkészítéséhez, megkötéséhez, teljesítéséhez, illetőleg megszűnéséhez/megszüntetéséhez szükséges műveleteket hajt végre.

Az Egyesület az adatokat a szerződéses dokumentumokban, valamint – elektronikus levelezés útján történő kapcsolattartás esetén – az Egyesület elektronikus levelező rendszerében tárolja. A telefonszámok és a nevek a szerződéses kapcsolat fennállásának idejére tárolásra kerülnek az Egyesület által használt mobiltelefon készülékek memóriájában, valamint az elektronikus levelezéshez használt levelezőrendszer tárhelyén.

Az Egyesületnek és a partnerének is jogos érdeke fűződik a partner általi teljesítéséhez, az ehhez szükséges kapcsolattartáshoz és a képviselet lehetővé tételéhez.A partner az Egyesülettel kötött szerződésében jogi kötelezettséget vállal a szerződés teljesítésére, ebből következően jogos érdeke fűződik annak teljesítéséhez. Egyesületünknek a szerződés partner általi teljesítéséhez szintén jogos érdeke fűződik. Az előbbiekből kifolyólag az adatkezelés célja a szerződések teljesítéséhez szükséges együttműködés és kommunikáció folytatásának, nyilatkozatok megtételének lehetővé tétele, amelyekhez elengedhetetlen a kapcsolattartók, képviselők adatainak kezelése.

Az adatkezeléssel érintett a partner alkalmazottja, vezető tisztségviselője, tagja, részvényese, vagy tulajdonosa. Alkalmazotti státusz esetén az érintette munkaköri feladata a kapcsolattartási, képviseleti feladatok ellátása. Tagsági, részvényesi, tulajdonosi pozíciója esetén a képviselt szervezet Egyesülettel fennálló szerződés sikeres teljesítése az érintett érdeke is. Vezető tisztségviselői pozíció esetén az érintettnek jogszabályon alapuló kötelezettsége a szervezet törvényes képviseletének ellátása. Mindegyik esetben megállapítható, hogy az adatkezelésre az érintett számíthat, az nem éri váratlanul.

Az Egyesületünk által érvényesíteni kívánt érdek tehát a partner és Egyesületünk közötti szerződéses jogviszony létrejöttének és eredményes működésének az alapfeltétele. Amennyiben Egyesületünk nem kezeli a kapcsolattartó, képviselő adatait, a felek közötti következetes és megbízható információáramlás lehetetlenné válna, valamint a szerződésekkel kapcsolatban jognyilatkozat tételére jogosult személyének megállapítása, a szerződésekkel összefüggésben tett jognyilatkozatok érvényességének ellenőrzése, ezáltal a szerződéssel összefüggésben a felek közötti hatékony együttműködés is jelentősen megnehezülne. Mindez veszélyeztetné a szerződés teljesíthetőségét, ezzel összefüggésben a szerződő partner működését, valamint a partner és az Egyesület eredményes együttműködését.

A fentiek alapján a szerződés létrejötte, a jogviszonyban fennálló jogok gyakorlása, kötelezettségek teljesítése és a szükséges információcsere nem valósulhat meg a képviselő és/vagy kapcsolattartó természetes személyek adatainak kezelése nélkül, tehát a szerződésszerű teljesítéshez elengedhetetlen az adatkezelés. A kezelt adatok körére és az érintett szerepére tekintettel összességében az adatkezelés az érintettre nézve jelentős kockázattal nem jár, illetve váratlan hatást nem gyakorol rá.

Fentiekre tekintettel az adatkezeléssel érintett természetes személyek adatainak a kezelése szükséges és arányos, az Egyesület és partnerének fentebb megjelölt érdekei érvényesítéséhez elengedhetetlen, és nem jelent túlzott mértékű beavatkozást az érintett magánéletébe. A fent kifejtett garanciák betartása mellett az Egyesület és partnerének a fentebb meghatározott jogos érdeke érvényesítése érdekében indokoltnak, szükségesnek, és arányosnak ítéli meg a kapcsolattartó, képviselő adatainak fenti célokból történő kezelését.